هزینه های سازمان در دنیای مملو از فناوری، گسسته و چرخه‌های اقتصادی سریع که با سرعت بسیار زیادی در حال تغییرند، اجتناب‌ناپذیر است که شما در مقام رهبر راهی جز کاهش هزینه‌ها نداشته باشید.
در عین‌حالی‌که استراتژی کاهش هزینه های سازمان عمدتاً کاری سخت و حساس است، رهبران قدرتمند با اصالت و نجابت و فکری باز با آن روبرو می‌شوند. آن‌ها هرگز از پیش آمدها نمی‌هراسند و مشکات مالی آن هارا نا‌امید نمی‌کند بلکه با درایت و صبر و مهارت مدیریت زمان راه  درست کنترل هزینه ها را می‌یابند.
آن‌ها کاهش هزینه های سازمان را فرصتی می‌دانند تا برای اهداف مهم تلاش شود و درنهایت منجر به‌ وجود آمدن سازمان‌های قدرتمندتر شود.

گام ۱: برای تنظیم هزینه های سازمان باز و آزاد باشند

دینامیک کسب‌وکار و لزوم کاهش هزینه ها را به بیانی ساده و شفاف برای گروه توضیح دهید.
به تیم و گروهتان احترام بگذارید تا این فرصت را داشته باشند که خودشان به این نتیجه برسند که آیا لزوم و ضرورت کاهش هزینه‌ها درست است یا خیر. تنها نتیجه‌گیری مشترک است که این گام را حین جلو رفتن به یک فرایند بارور و سودبخش بدل خواهد کرد.

گام ۲: اصیل و موثق باشید

هیچ‌چیز به‌اندازه ایجاد حس خوش‌بینی کورکورانه در افراد باعث از بین بردن اعتبارتان نمی‌شود. باید این اعتماد را تزریق کنید که کار درست را انجام می‌دهید. برخی افراد می‌کوشند با خوش‌خیالی و بدون درایت افقی روشن اما پوچ را به مخاطبانشان عرضه می‌کنند.
البته تعادل را حفظ کنید و بدانید که کار سختی است و تأثیرات منفی هم خواهد داشت. این دنیا کامل نیست و باید در این جریان انسانیت داشته و فداکاری کنید.
در طول این فرایند با دیدی باز ارتباط برقرار کنید. رعایت صداقت و اصالت جزو واجبات است.

گام ۳: ابتدا مسائل آزاردهنده را برطرف کنید

هیچ شرکتی کامل نیست و اگر در هر شرکتی با هرکسی صحبت کنید مسائلی همچون شکایت، ناامیدی و قول‌های عمل نشده و ایده‌های واقعی که اوضاع را بهتر می‌کرده، خواهید شنید.
همین‌جاست که باید شروع به کاهش هزینه کنید. نخست از بهبود آن حوزه‌هایی شروع کنید که زندگی و شرایط کارکنانتان را بهتر می‌کنند و کاهش هزینه های سازمان را در پی دارد. در این بخش ما به خلاقیت مدیران نیاز داریم که با ریزبینی و همه جانبه‌نگری و خلاقیت بتوانند ادغام‌ها و کاستن‌های پر ثمر را در سازمان اجرا کنند.
حتماً از رفع مشکلات آزاردهنده شروع کنید چراکه سرقفلی را برایتان داشته که باید به‌ناچار در مواقع تصمیم‌گیری‌های سخت‌تر وجدی‌تر چاره‌ای به‌جز نقد کردنشان ندارید.

گام ۴: روی تیم (گروه) متمرکز شوید

حتماً تا جایی که امکان دارد از گروهتان استفاده کنید و آن‌ها را دخیل کنید. هرکدام از اعضا باید وظیفه‌ای در قبال کل تیم داشته باشند. آن‌ها نیز باید گوشه‌ای از کار را بگیرند و در کاهش هزینه های سازمان نقش داشته باشند، نه اینکه فقط منتظر در گوشه‌ای ایستاده تا بقیه کار را پیش ببرند.
شما همه باهم هستید و به گروهتان اجازه دهید تا در قبال پروژه‌ها حس مالکیت داشته باشد؛ مذاکرات فروش، مهندسی دوباره فرایند، طراحی مجدد محصول، قیمت گذاری و تغییرات تخفیف و ارائه بازرگانی همگی حوزه‌های خوبی برای شروع هستند.
بسیار اهمیت دارد گروه روی چیز ملموسی متمرکز شود که در زمان سختی تأثیرگذار باشد، در غیر این صورت به خاطر سختی و مشقت محیط کاهش هزینه های سازمان به‌سرعت دچار چالش و انحراف می‌شوند.
گام‌های ۱ تا ۴ با بیشترین میزان تأکید و بهره‌وری ممکن این فرایند را آغاز می‌کنند. دلیل اهمیت این چهارگاه تأکید برای آماده کردن گروه برای آینده پیش رو است بدون توجه به اینکه چقدر قرار است اوضاع سخت‌تر شود.

گام ۵: اولویت‌بندی مسائل مهم

کاهش هزینه های سازمان کار سختی است بنابراین وقتی در حال گذر از این مرحله سخت هستید مطمئن باشید که در انتهای این ماجرا قوی‌تر خواهید شد.
کاهش هزینه فرصتی است برای زیر ذره‌بین بردن عوامل ارزشمند و غیر ارزشمند در کسب‌وکارتان و حذف مواردی که هیچ ارزشی به کسب‌وکارتان اضافه نمی‌کنند.
پیشنهاد می‌کنیم تمام موارد هزینه‌ساز در کسب‌وکارتان را به‌صورت کامل ارزیابی کنید.
حتماً باید اقداماتتان در چارچوب همین سؤالات ساده باشد تا اولویت‌ها کاملاً مشخص شوند و امکان توجیه روش‌های قدیمی انجام کارها نیز حذف گردد.
توجیه و دلیل همه‌چیز باید کاملاً به نفع مشتری و کارکنان باشد یا در راستای تأمین چشم‌انداز استراتژیک بلندمدت باشد. باقی چیزها در اولویت چندم هستند و باید کم شوند.

گام ۶: عمیق‌تر شوید و در موارد ضروری سرمایه‌گذاری کنید

علی‌رغم سختی و مشکلات، پایداری و ثابت‌قدم ماندن روی هدف و ادامه دادن کاهش هزینه های سازمان اهمیت زیادی دارد.
سؤالات شکل ۱ که به آن‌ها پاسخ مثبت (بله) دادید همان‌جایی هستند که باید سرمایه‌گذاری‌تان را رویش متمرکز کنید.
اگر لازم است ۲۰ درصد هزینه ها را کاهش دهید، روی ۳۰ درصد هدف بگذارید و ۱۰ درصد آن را روی اقدامات اصلی عامل مشارکت کارکنان و رضایت مشتری سرمایه‌گذاری کنید، یا روی اقداماتی که لازمه اجرای چشم‌انداز بلندمدت سازمان هستند.
این مرحله سخت‌ترین بخش کاهش هزینه های سازمان بشمار می‌آید. به خاطر ادامه دادن اقدامات اصلی و کاهش هزینه‌های ساختاری و کنار گذاشتن کارکنان، سیل انتقادات به سویتان روان خواهد شد.
اینجاست که نباید هدف را فراموش کنید و به محیط کوتاه‌مدت پیرامونتان اجازه ندهید که چشم‌انداز بلندمدتتان را تعیین کند. به‌عبارت‌دیگر، علیرغم شرایط سخت همچنان باید قدرتمندانه به سرمایه‌گذاری ادامه دهید و هرگز نا‍امید نشوید. بدانید نا امیدی در این مسیر دشمن اصلی شماست.