چه مدت از آخرین باری که نگاهی جدی به اثربخشی و ساختار و چارچوب سازمان و کسب و کار خود کرده اید می گذرد؟ آیا اعضای سازمان اهداف خود را در راستای تحقق اهداف سازمان می دانند؟ شاید زمان آن رسیده که مجددا نگاهی به ساختار سازمانتان کرده و اگر نیاز به بهبود و تقویت در ساختار سازمانی وجود دارد آن را تقویت کنید.
در این نیموبرد ما راهکارهایی برای تقویت ساختار سازمانی شما ارائه می‌دهیم، که اگر نیاز به تغییر و بهبود ساختار سازمانی خود دارید، از آن ها استفاده کنید.

انواع ساختارهای سازمانی

ساختار سازمانی فعالیت هایی مانند انجام وظایف، هماهنگی و نظارت بر کارها در راستای دستیابی به اهداف سازمان تعریف می شود. ساختار سازمانی تعیین می کند که اطلاعات چگونه بین سطوح در سازمان جریان داشته باشند. داشتن ساختار سازمانی این امکان را به شرکت می هد تا کارآمدتر باشد.

چهار نوع ساختار سازمانی رایج در دنیای کسب و کار تا کنون پیاده سازی شده است.

1. ساختار عملکردی: اولین و رایج ترین ساختار، ساختار عملکردی است. به این ساختار سازمانی بوروکراتیک گفته می شود. در این روش یک شرکت را بر اساس تخصص نیروی کار تحلیل می کنیم. بیشتر مشاغل کوچک و متوسط یک ساختار عملکردی را پیاده سازی می کنند. تقسیم شرکت به بخش هایی از بازاریابی و فروش نوعی از ساختار بوروکراتیک است.
2. ساختار تقسیم شده یا چند وجهی: این ساختار بیشتر در شرکت های بزرگ و دارای واحدهای تجاری متداول است. در ساختار تقسیم شده، تیم رهبری خود را بر اساس محصولات، پروژه ها یا شرکت های تابع تشکیل می دهد.
3. ساختار فلت یا Flatarchy: سومین نوع ساختار است که بیشتر در بین استارتاپ ها مورد استفاده قرار می گیرد. در این ساختار سلسله مراتب شرکت بهم خورده و به کارمندان استقلال بیشتری می‌دهد. شرکت هایی که از این نوع ساختار استفاده می کنند سرعت اجرایی بالایی دارند.
4. ساختار ماتریسی: ساختار سازمانی چهارم و نهایی، ساختار ماتریسی است. این ساختار کمترین کاربرد را دارد. ساختار ماتریسی کارمندان را در بخش های مختلف ماتریس قرار می دهد. برای مثال یک کارمند که در یک شرکت ماتریسی کار می کند، ممکن است همزمان وظایفی در قسمت فروش و خدمات مشتری داشته باشد.

مهمترین اهداف بهبود ساختار سازمانی:

• داشتن یک ساختار سازمانی چگونگی هدایت فعالیت های خاص برای دستیابی به اهداف سازمان را تشریح می کند.
• ساختارهای سازمانی موفق، شغل هر کارمند و چگونگی متناسب بودن آن در کل سیستم را تعریف می کنند.
• یک ساختار متمرکز دارای یک زنجیره فرماندهی مشخص است، درحالی که ساختارهای غیرمتمرکز تقریبا به هر کارمند سطح بالایی از تصمیم گیری را می هند.

پس توصیه ما پیاده سازی یک ساختار سازمانی غیر متمرکز است. این ساختار باعث می شود که کارها کارآمد تر و موثرتر شوند. با جدا کردن کارمندان و کارکردها به بخش های مختلف، عملیات متفاوتی را به طور همزمان و یکپارچه در سازمان پیاده سازی کنید.

۶ توصیه جهت تقویت ساختار سازمانی

چگونه ساختار سازمانی خود را تقویت کنید؟ نگران نباشید، ما به شما خواهیم گفت:

۱- رهبران خود را توانمند کنید.

صرف نظر از عملکرد فعلی رهبران سازمانتان، بهتر است رهبران خود را توانمند کنید. رهبران موفق زمانی در یک ساختار سازمانی پیشرفت می کنند که خلاقیت ایجاد کرده و پتانسیل هایی را به وجود آورند. این فرایند زمانی عملی است که به توانمندی های افراد مناسب در مکان های مناسب توجه شود. به این صورت توانمندسازی عملکرد رهبران بالا رفته و باعث می شود احترام بیشتری از سمت کارکنان دریافت کنند و برای کار تشویق شوند. احترام به رهبران باعث مشارکت هایی در سازمان شده که ارتباطی باز و دو طرفه ایجاد کرده و حس وفاداری را در سازمان تقویت می کند.

۲- به افراد حس مالکیت بدهید.

حس مالکیت در ساختار سازمانی باید از پایین به بالا و در تمامی قسمت های آن وجود داشته باشد. مردم خواهان مالکیت و احساس تعلق به یک جا هستند. هنگامی که افراد تیم را از خود بدانند، خود را در برابر تمامی تصمیمات و اقدامات پاسخگو می دانند. برای این که کارمندان در کار خود مالکیت موفق داشته باشند باید انتظارات را به وضوح درک کنند. اطمینان داشته باشید که کارکنان در نقش های مناسب خود خدمت کرده، حس مالکیت دارند و پیروزی های خود را جشن می گیرند.

۳- مرزها را گسترش دهید.

این شما هستید که ساختار سازمانی را تعریف می کنید. بنابراین ساختار سازمانی شما نباید یک سند باشد بلکه طرحی از مرزهای باز برای رشد و موفقیت است. این ساختار باعث می شود افراد به صورت آزاد و به بهترین وجه کار خود را انجام دهند.
همان طور که سازمان شما رشد کند، ساختار شما نیز رشد می کند، ساختار سازمان بهتر است به شکلی باشد که باعث رشد شما شود. این امکان برای کارمندان فراهم است که در مورد چگونگی، چه زمانی، کجا و با چه کسی کار انجام شود، تصمیم بگیرند. کارمندان دوست دارند در طراحی و مدیریت وظایف کاری خود نقش داشته باشند. گزینه هایی برای آن ها و امکان شخصی سازی کار پیشنهاد دهید. به کارمندان اجازه دهید ایده های خود را به اشتراک بگذارند و در اجرای این ایده ها شرکت کنند.
هنگامی که مرزهای خود را گسترش می دهید، فرصت هایی برای رشد کارمندان فراهم می شود که انرژی‌هایشان را بر روی نتایج واقعی و مهم متمرکز کنند.

۴- بخش های جنبی را در نظر بگیرید.

کارمندان باید بر روی کارهای خود کنترل کامل را داشته باشند. یک ساختار سازمانی از بالا به پایین مانع از توانایی تصمیم گیری در سطح های پایین تر است. تصمیم گیری در خط مقدم باعث می شود تا موضوعات به سرعت شناسایی و مرتفع شوند. با ایجاد یک ساختار جانبی، کارکنان درک می کنند که در چه جایگاهی قرار دارند و تاثیر آن ها بر موفقیت سازمان چقدر است؟
یک ساختار سازمانی موفق به کارمندان در تمام سطوح سازمان اجازه می دهد تا در کار خود توانمند شوند و از استقلال کاری بخوردار باشند. این ساختار دارای انعطاف حس برابری را در بین کارکنان ترویج می دهد. هنگامی که تفکر جانبی عملی شود، این امکان فراهم شده که زمان واکنش سریع شود و کارکنانی شادتر و خوشحال‌تر داشته باشید. تفکر جانبی، تقویت کننده، کارآمد و بسیار موثر است.

۵- اعتماد ایجاد کنید.

حمایت لازم برای دستیابی به موفقیت در اهداف سازمانی با توسعه روابط مبتنی برا اعتماد و تعهد حاصل می شود. ساختار سازمانی می تواند عواملی مانند ارتباطات باز، پیگیری مدیریت، مسئولیت پذیری، سازگاری و نگرانی در مورد منافع کارکنان را تقویت کرده یا مانع آن شود و این ها همه باعث ایجاد حس اعتماد می شود.
ایجاد اعتماد یک عمل آگاهانه است. این اتفاق به عنوان روابط در اولویت قرار دارد. بدون اعتماد چیزی ندارید، با استفاده از آن پتانسیل و کارایی شما نامحدود است.

۶- بین کارکنان نقاط مشترک پیدا کنید.

کارمندان ترجیح می دهند با کسانی که به خودشان شبیه اند یا با هم، هم نظر هستند کار کنند. یافتن زمینه های مشترک در دستیابی موفقیت آمیز به اهداف مشترک کمک می کند.
سازمان باید یک هدف مشترک را تقویت کند تا کارمندان بدانند که چرا سازمان وجود دارد و چرا آن ها باید مسئولیت های خود را انجام دهند. پیدا کردن زمینه مشترک شرط اساسی موفقیت شماست. باید آن را تعریف کنید، به اشتراک بگذارید و مهم تر از همه تیم شما مالک آن باشد.

اگر ساختار سازمانی رضایت بخشی ندارید

تقریبا تمامی مشاغل کوچک با یک یا تعداد کمی کارمند شروع کرده اند. همه این افراد برای مدیریت کارهای تولیدی، فروش، بازاریابی و حسابداری تلاش می کنند. با رشد شرکت نیاز به استخدام افرادی برای پاسخ به نیازهای فوری و همچنین توجه به ساختار سازمان و کسب و کار در بلند مدت احساس می شود. و اما از کجا شروع کنید؟

۱- نگاه کنید کجایید؟

یک نمودار سازمانی ایجاد کرده که تمام موقعیت های فعلی کارکنانتان را لیست کند. این نمودار به ترتیب نظارتی که بر آن ها می شود، شامل عنوان ها و توضیحات شغلی نیز هست. نمودار را مرور کرده و تعیین کنید که:

• آیا کارمندان وظایف دقیق خود را می دانند؟
• چه کسی بر آن ها نظارت می کند؟
• آیا از آن ها حداکثر استفاده می شود؟

۲- از ابتدا شروع کنید!

تا زمانی که یک چارت سازمانی ایجاد نکرده اید، نمی دانید که ساختار سازمانی فعلی شما به بهترین وجه پاسخگوی نیازهای شما است؟ فرض کنید امروز شرکت را راه اندازه کرده اید، بدون داشتن کارمند این کار را انجام دهید.
نموداری ساخته و توابع، عناوین و توضیحات شغلی را بدون قرار دادن نام کارمندان فعلی در آن بنویسید. نمودار را بدون در نظر گرفتن بودجه تهیه کرده و نیازهای کلی که شامل کارکردهایی مانند بازاریابی، فروش، تولید، کارمندان دفتر، منابع انسانی و حسابداری است، را در آن مشخص کنید.

۳- دو نمودار تهیه شده را با هم مقایسه کنید.

دو نمودار سازمانی را در کنار هم بررسی کنید و تصمیم بگیرید چه چیزی برای بهبود ساختار سازمانی تان نیاز دارید. سعی کنید کارمندان فعلی را به نمودار “رویایی” که درست کرده اید تغییر داده یا برخی از مسئولیت ها را در نمودار سازمانی فعلی تغییر دهید تا آن را با نمودار بهینه شده تراز کنید.

۴- یک زنجیره فرمان ایجاد کنید.

ساختار سازمانی باید به طور واضح مشخص کند که چه کسی مدیریت می کند. اگر شخص برتر یا مدیری وجود نداشته باشد رقابت بین کارمندان از بین رفته. کارمندان، سرپرستان را الگوی خود قرار داده و حاضر نیستند از همکار خود پیروی کنند زیرا بین همکاران برتری وجود ندارد. اگر چندین رئیس یا سرپرست در یک قسمت با یک عنوان دارید، یک مدیر مستقیم تعیین کنید که مدیر اصلی آن ها باشد.

۵- در آخر عملکردهای داخل شرکت را تقسیم کنید.

برخی از قسمت های یک شرکت مانند امور مالی، منابع انسانی یا بازاریابی و فروش نیاز به همکاری نزدیک دارند و ممکن است در ابتدای حضور یک شرکت باهم ترکیب شوند. با رشد شرکت، برخی از بخش ها باید وظایف خود را مانند بخش حسابداری یا اداری که وظایف چندگانه منابع انسانی را بر عهده دارند تقسیم کنند. قسمت های بازاریابی نیز به بخش های جداگانه فروش، تبلیغات، روابط عمومی تقسیم می شود.