با گسترش ویروس کرونا (Coronavirus) در سراسر جهان، بسیاری از مدارس و دانشگاه‌ها تعطیل‌شده‌اند یا کلاس‌های خود را به‌صورت آنلاین برگزار می‌کنند. شرایط کاری به دورکاری تغییر کرده، کنفرانس‌ها و جلسه‌های کاری لغو یا آنلاین شده‌اند و همچنین مسابقات ورزشی در استادیوم‌های خالی برگزار می‌شود.
این شرایط بحرانی بسیاری از کسب‌وکارها را نیز درگیر کرده است. گوگل از تمام کارمندان آمریکای شمالی خود خواسته تا کار خود را از منزل انجام دهند، فیسبوک یکی از دفاتر سیاتل خود را بسته، توییتر کارمندان خود را شدیداً تشویق به دورکاری می‌کند و در ایران نیز بسیاری از کسب‌وکارها برای محافظت از کارکنان خود، به دورکاری روی آورده‌اند تا از شیوع ویروس کرونا معروف به COVID-19 جلوگیری کنند.
ابتدا باید بدانید که دورکاری چیست؟ درواقع به این معنا است که کارکنان کار خود را از یک مکان دیگر انجام دهند. همچنین به عنوان کار در منزل نیز معروف است و به کارمندان این امکان را می‌دهد که کار خود را ازطریق رایانه خود در منزل، در یک مرکز دورکاری اطراف منزل، در یک وسیله نقلیه یا هر جای دیگری انجام دهند.
اما در شرایط بحرانی کرونا تغییر شیوه کاری از کار در اداره به کار در خانه، می‌تواند تغییر سختی تلقی شود زیرا اغلب شرکت‌ها آمادگی دورکاری اینترنتی را ندارند و دورکاری به همین سادگی نیست که فقط لپ‌تاپ بین کارکنان پخش شود. اغلب مدیران دغدغه‌ها و نگرانی‌هایی در مورد کارکنان و نحوه کار کردن آن‌ها به‌صورت دورکاری در منزل را دارند که موجب می‌شود سؤالات زیادی ذهن آن‌ها را درگیر کند، سؤالاتی مانند:
• روزهای خود را چگونه می‌گذرانند؟
• آیا آن‌ها با همکاران خود در ارتباط هستند؟
• مشارکت و تعامل آن‌ها چگونه است؟
• آیا کارمندان قادر به ایجاد یک محیط کاری هستند؟
• آیا کارمندان حد و مرزهایی در محیط کار تعیین کرده‌اند و می‌توانند به آن پایبند باشند؟
• و … .
همه مدیران باید این موضوع را در نظر بگیرند که ایجاد یک نیروی کار کاملاً دورکار، مؤثر و خوشحال نیاز به برنامه‌ریزی دارد. در این مقاله به شما می‌گوییم که برای موفقیت کارکنان خود در این زمینه به چه مواردی نیاز دارید. خبر خوب این است که این برنامه‌ریزی، چندان هم به زمان نیاز ندارد.

۱٫ در دورکاری خروجی کار مهم‌تر از زمان انجام آن است

اغلب شرکت‌ها برای بررسی عملکرد کارکنان خود، همچنان از یک معیار بیهوده «ساعت کاری» استفاده می‌کنند که این یک اشتباه بزرگ است. مهم‌ترین نکته‌ای که باید برای تضمین بهره‌وری دورکاری در نظر بگیرید، اندازه‌گیری و بررسی خروجی کار است و نه ساعت‌های کاری.
دوباره تأکید می‌کنیم که مدیران باید خروجی کار را بررسی کنند، نه ساعت‌ کاری. چرا؟ چون با این کار نسبت سود به کارکنان را بالا می‌برند و کارکنان شادتری خواهند داشت. اگر کارکنان شما مسئولیت‌های شغلی خود را محقق کنند، کار منسجمی ارائه دهند و با تیم‌های خود به خوبی همکاری کنند، دیگر میزان، مکان و زمان کار آن‌ها برای شما چه اهمیتی خواهد داشت؟ لذا بهتر است مدیران محل کار را به یک مکان نتیجه‌محور تبدیل کنند تا کارمندان بازدهی بهتری داشته باشند، بیشتر در کار شرکت کنند و خوشحال‌تر باشند.

۲٫ از نرم‌افزارهای ارتباطی خوب استفاده کنید

در یک محیط دورکار، نیاز به نرم‌افزارهای آنلاین که دسترسی افراد را سریع و آسان کند، کاملاً بدیهی و واضح است. نرم‌افزارهای فوق‌العاده‌ای در این زمینه وجود دارند که به ارتباط روزمره، کنفرانس ویدیویی و مدیریت پروژه کمک می‌کنند. تمام این نرم‌افزارها را می‌توان در عرض چند دقیقه فعال کرد، استفاده از آن‌ها بسیار ساده است و نیاز به هیچ آموزشی هم ندارد.

۱) مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در زمان دورکاری، کار آسانی نیست. شما می‌توانید از Google Calendar برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و همچنین از trello برای اداره و کنترل پروژه‌های کاری استفاده کنید. پیشنهاد می‌شود از todoist برای مدیریت زمان، برنامه‌ریزی روزانه و اولویت‌بندی کردن کارها نیز استفاده کنید.

۲) ارتباطات

در دورکاری اینترنتی ارتباطات حرف اول را می‌زند زیرا ارتباط نوشتاری بیان احساسات ظاهری، ارتباطات غیرکلامی یا تن صدا را نشان نمی‌دهد، بنابراین به‌راحتی می‌تواند به‌صورت دستوری‌تر، منفی‌تر یا بی‌ادبانه‌تر از ارتباط حضوری به نظر برسد لذا باید از ابزارهای ارتباطی و کنفرانسی مانند Zoom، WhatsApp و Skype استفاده کنید.

۳) مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل‌ها

برای ارسال اطلاعات و اشتراک‌گذاری فایل‌های شرکت می‌توانید از ابزارهایی نظیر «گوگل درایو»، «دراپ باکس» و «Gmail» استفاده کنید.

۳٫ بیش‌ازحد ارتباط برقرار کنید

در هنگام دورکاری، هیچ فضایی برای نوشیدن آب، خوردن نهار و به دست آوردن اطلاعات وجود ندارد، ازاین‌جهت همه افراد شرکت باید در زمینه ارتباط همراهی و همکاری لازم را انجام دهند. تیم‌ها باید ارتباطات خود را برنامه‌ریزی نمایند و تصمیم بگیرند که کدام اطلاعات نیاز به اشتراک‌گذاری دارد، چه کسی باید در جریان قرار بگیرد، چگونه به اشتراک برسد و چه زمانی به اشتراک‌گذاری نیاز دارند.
به یاد داشته باشید که افراد باید برخی از مسائل را چند بار بشنوند لذا می‌توانید یک یادداشت را در گروه یا کانال قرار دهید تا همه از تصمیمات، فعالیت‌های لازم و به‌روزرسانی‌های ضروری در تماس‌های ویدئویی باخبر شوند.

۴٫ همکاری را با دقت انجام دهید

یکی از رایج‌ترین سؤالاتی که از افراد در خصوص کار از راه دور می‌شنویم این است: چگونه با هم همکاری می‌کنید؟ بااینکه ممکن است وایت برد فیزیکی در اختیار نداشته باشید اما ابزارهای فوق‌العاده‌ای برای همکاری شما وجود دارد. به جای وایت بر می‌توانید در Google به‌صورت غیر هم‌زمان بر روی اسناد یا اسلایدها کار کنید. می‌توانید ایده‌های ذهنی خود را در یک تماس ویدئویی یا یک کانال گروهی با همکاران به اشتراک بگذارید. تنها محدودیت برای تعامل، اشتیاق شما برای انجام این کار است.

۵٫ از دوربین استفاده کنید

یکی از مشکلات کار از راه دور این است که هیچ‌چیز جای ارتباط حضوری با افراد را نمی‌گیرد. خوشبختانه دیدن آن‌ها در قالب ویدئو هم شباهت زیادی به ملاقات حضوری دارد و مهم‌ترین نکته در این قسمت، مشاهده و درک حالت چهره و زبان بدن فرد خواهد بود. البته باید این مورد را در نظر بگیرید که تحت هیچ شرایطی تماس‌های ویدئویی کاری را در زمان حضور دوستان یا آشنایان خود انجام ندهید.

۶٫ تعارض‌ها را به‌صورت رودررو حل کنید

در زمینه خواندن زبان بدن، اطمینان حاصل کنید که همه افراد روی یک تماس ویدئویی حضور دارند و در آن‌ها سوءتفاهم یا حتی سردرگمی وجود نداشته باشد. پیام‌های نوشتاری، تن صدا را منتقل نمی‌کنند و افراد می‌توانند آن را با لحن‌های مختلف بخوانند. آنچه به نظر یک فرد کوتاه، رک و حتی عصبانی می‌رسد ممکن است برای دیگری واضح، مختصر و مفید باشد. پس اگر احساسات به سمت خشم رفت یا احساس کردید افراد دچار سوءتفاهم شده‌اند، در این حالت همه را به نرم‌افزار ویدئویی دعوت کنید.
اینکه شرکت و تیم کاری به‌صورت دورکاری فعالیت کند، سخت نیست. در حقیقت فقط اگر مجبور به انجام یک کار فیزیکی مثل کار با آجر و ملات باشید، نمی‌توانید از راه دور کار کنید. تحقیقات نشان داده است افرادی که از طریق دورکاری فعالیت می‌کنند خوشحال‌تر هستند، زیرا:

• ۲ تا ۴ ساعت در روز را صرف رفت‌وآمد نمی‌کنند
• در محیطی کار می‌کنند که دما، دکوراسیون و میزان سروصدای مناسب دارد
• بازدهی بیشتری دارند، زیرا حواسشان توسط دیگران پرت نمی‌شود
• به لحاظ اقتصادی مقرون به‌صرفه‌تر است زیرا هزینه رفت‌وآمد و تغذیه بیرون ندارند
• سالم‌تر باقی می‌مانند زیرا در معرض انتقال بیماری سایر افراد قرار نمی‌گیرند.

از منظر یک شرکت، کارکنان شادتر به معنی درگیری بیشتر، بازده بالاتر، گردش مالی پایین‌تر و رضایت از فراهم آوردن توانمندسازی محیط کاری است. به نظر این یک بازی برد-برد محسوب می‌شود.
مسئله مهم دیگر، بهره‌وری است. همان‌طور که در کتاب «غیرقابل انکار» توسط نیر ایل توضیح داده شده است، منبع شماره یک حواس‌پرتی محل کار، رسانه‌های اجتماعی یا تلفن‌های همراه نیست بلکه همکاران هستند زیرا سر و صدایی که در محیط کار ایجاد می‌شود موجب حواس‌پرتی و اختلال در کار می‌شود.
همچنین مطالعه‌ای که توسط دانشگاه استنفورد انجام شده نشان می‌دهد که کارمندان از راه دور کمتر استرس دارند و احساس بهتری را نشان می‌دهند. با وقفه‌های کمتر، توانایی تمرکز بهتری دارند. ممکن است احساس تنهایی و افسردگی ایجاد شود ولی رضایت شغلی بالا می‌رود. شرکت‌ها دارای کارمندان تولیدی و درگیرتری هستند و نرخ گردش مالی را کاهش می‌دهند.
شما مدیران باید در ذهن داشته باشید که این کار یک چالش خواهد بود و باید تیم خود را تشویق کنید تا از حس خود و دشواری‌های کار برایتان صحبت کنند. به چالش‌هایشان گوش دهید و با آن‌ها کار کنید تا در نحوه رسیدگی و اداره این شرایط جدید، به پیشرفتشان ادامه دهند.
از آنچه در جریان است، کاملاً باخبر باشید، چه کارها به‌صورت دورکاری از منزل کارمندان در حال انجام است و چه به‌صورت معمولی در محیط کار جریان دارند. به اعضای تیم‌تان احساس مالکیت بدهید تا به آن‌ها نشان داده شود که حتی اگر آن‌ها را نمی‌بینید، به آن‌ها اعتماد دارید.
به‌نظر شما دورکاری چه تأثیری بر سازمان و کارکنان دارد؟ آیا باعث از بین رفتن پویایی سازمان می‌شود؟ لطفاً در هنگام آلودگی هوا، بیماری شخصی و یا بحران ویروس کرونا تجربیات خود را در مورد بهره‌وری و مزایا و معایب این نوع کار با مخاطبان ایران مدیر به اشتراک بگذارید.