امروزه، محیط های کاری تحولات زیادی را تجربه کرده اند و شرکت ها از طراحی هایی استفاده می کنند که باعث افزایش کارایی کارمندانشان می شود. برای مثال در بعضی از تجارت ها فضای شخصی و کانکس های فردی برداشته می شوند تا فضای بازتری ایجاد شود. یا در بسیاری از شرکت ها میزها قابل تطابق با لپ تاپ طراحی می شوند.

طراحی های خاص زیادی وجود دارند، اما امروزه تأکید اصلی مشخصا بر انعطاف پذیری و جمع و جور بودن طراحی ها است. چند وقتی در گیر تغییر دکوراسیون دفتر بودیم و با دوستان بسیار زیادی صحبت کردیم و از تجربه افراد مختلفی استفاده نمودیم. چکیده ای از تجربیات و دیدگاه ها و مطالعات برای من فرآهم آمد که خیلی کوتاه برای شما بازگو می کنم. البته ما به علت آرمان گرایی بیش از حد دست آخر هم نتوانستیم دکوراسیون را تغییر دهیم!
بگذریم.
سعی می کنم چکیده ای برای شما مطرح کنم تا بیشترین بازدهی را در همکاران خود در محیط های آینده شرکت و یا سازمان خود داشته باشید. شروع می کنیم.

ایجاد محیط رفاقتی !

امروزه شرکت های زیادی دیوارها و کانکس های خود را حذف کرده و فضای باز ایجاد می کنند. حتی در بعضی از شرکت ها مدیران ارشد در یک فضا با کارمندان خود می نشینند. چند وقت پیش به یک دفتر کار رفتم که در آن از شیشه به جای دیوار استفاده شده و فضایی باز بوجود آمده بود که حس همکاری و با هم بودن را به کارمندان القا می کرد. همین طور این فضا به مشتری حسی از شفافیت و صداقت ارائه می کند و او توانایی دیدن عناصر متفاوت را دارد. طراحی باز می تواند روحیه تیم را نیز تقویت کند. وقتی شما فضای باز ایجاد می کنید، شفافیت و حس با هم بودن باعث ارتقای ارتباط گیری، شراکت در فعالیت ها و همین طور افزایش قابل توجه یادگیری در کارمندان می شود.

چطور در صورت امکان حریم خصوصی ایجاد کنم؟

با اینکه ممکن است شما بخواهید طراحی باز را در دفتر خود ایجاد کنید، هنوز باید فضاهایی داشته باشید که کارمندان بتوانند در آنها بدون سر و صدا وظایف شخصی را انجام داده یا حتی مکالمه خصوصی خود را داشته باشند. کارمندان تقریبا نیمی از زمان خود را در “حالت متمرکز” می گذارنند، بنابراین  دفتر باید  ترکیبی از “فضای شخصی” برای کار فردی و “فضای همگانی” برای کار گروهی باشد.  متخصصین پیشنهاد می کنند که اتاق های خصوصی در جاهایی ساخته شوند که عوامل منحرف کننده قابل دیدن وجود ندارد.

ما واقعا چقدر فضا نیاز دارم؟

طراحان دفاتر کار در گذشته ۷۵ متر مکعب برای هر کارمند در نظر می گرفتند که شامل محل کاری با دیوار و یک میز برای کامپیوتر و لوازم شخصی مانند عکس های وی می شد. امروزه این فضا به ۴۵ مترمکعب کاهش پیدا کرده است. دیگر عکس ها روی میز قرار نمی گیرند و در لپ تاپ فرد هستند که می تواند به راحتی از دفتر به منزل و از منزل به دفتر منتقل شود. دیگر مردم در هر جایی کار می کنند. این مسئله به کارمندان اجازه می دهد بتوانند در منزل نیز کار کنند و بسیاری از شرکت ها نیز به کارمندان خود اجازه می دهند در زمان های خاص در منزل خود کار کنند. بدین وسیله هزینه های سربار و هزینه های مربوط به انرژی و گاهی حتی بیمه کاهش پیدا می کند. دیگر شما لازم نیست هزینه نگهداری وسایل شرکت – برق و بسیاری دیگر از این نوع هزینه ها را بپردازید.

چطور می توانم انعطاف پذیری فضا را افزایش دهم؟

یک شرکت نوپا و رو به رشد که انتظار دارد در آینده به کارمندان خود بیافزاید، مطمئنا نمی تواند پول ارزشمند خود را صرف بازسازی دفتر کند. متخصصین پیشنهاد می کنند که شما در حد امکان انعطاف پذیری فضا را حفظ کنید.  شما می توانید میزهایی بخرید که در زیر آنها چرخ تعبیه شده است و تغییر دکوراسیون  فضا را راحت تر می کنند. همین طور شما باید منطقه ای برای اتصالات تجهیزات الکترونیک ایجاد کنید که کارمندان می توانند از آنها برای وصل کردن لپ تاپ خود استفاده کنند. در دفاتر می توانید اتاق های مخصوص برای جلسات گروهی در نظر گرفت و شما می توانید از دیوار های متحرک برای ایجاد اتاق کنفرانس استفاده کنید. خیلی راحت و خیلی سبک. البته این اتاق های متحرک به درد مذاکرات فروش نمی خورند ولی برای همفکری همکاران و کارمندان عالی هستند.

چطور منطقه پذیرش دفتر را به فضایی گرم و خوشایند تبدیل کنم؟

بخش پذیرش و محل نشستن منشی شما، یکی از مکان های مهم در هر دفتری محسوب می شود و به نوعی همان تأثیر اولیه را بر مشتری می گذارد که شخصیت شرکت را در ذهن وی تعریف می کند. بنابراین بسیار مهم است که شما جوی خوشایند و راحت در این مکان ایجاد کنید. شما می توانید با ایجاد نور ملایم چه به صورت مصنوعی و چه واقعی حسی گرم و خوشایند را برای مشتریان ایجاد کنید. بعضی از طراحان پیشنهاد می کنند که از رنگ های خاص برای ایجاد حس های خاص  استفاده کنید( برای مثال بژ و کرم رنگ برای پیچیدگی، آبی برای صداقت و تعهد، و سبز برای پرستیژ). در آخر فضای کلی نباید استرس زا باشد.

طراحی دفتر باید چه پیغامی را از شرکت به مشتری انتقال دهد؟

طراحی دفتر شما می تواند پیام هایی را نسبت به هدف شرکت و تصویر کلی از آن به مشتری و کارمندان منتقل کند. طراحی دوباره فضا نه تنها به وضوح، نقطه تمرکز و محصولات یا خدمات شرکت را نشان می داد، بلکه به کارمندان اجازه می داد هر روز زندگی کردن در یک برند را تجربه کنند.
در طراحی دفتر شما باید عناصری را بکار ببرید که به صورت هدفمند شما و کارمندان را به سمت هدفی خاص سوق می دهند. اگر شما می خواهید رفتار خلاق را در دفتر کار خود نشان دهید ماکت های خلاق یا دیوار نوشته های خلاق یکی از این راهکار ها هستند. سعی کنید برای بیشتر درگیر کردن کارمندان شرکت با هم یک اتاق صرف چای یا حداقل آشپزخانه های با یک دستگاه چایی ساز و قهوه ساز فرآهم آورید تا برای رفت و آمد به این اتاق مراجعه نمایند و با هم درگیر شوند. دفتر خود ما بیشتر از ۱۳۰ یا ۴۰ متر نیست ولی آشپزخانه خوبی به همراه ۴ مبل راحتی داریم. شما هم تشریف بیاورید. فضاهای شبیه به کافه، اتاق سیگار و مکان های شبیه به این، فقط برای عکس های به اشتراک گذاشته شده از گوگل و مایکروسافت نیست. اگر ساختمان بزرگی دارید و اگر من به جای شما بودم حتی برای نگهداری از بچه های کارمندان مهد کودک تاسیس می کردم چه برسد به یک اتاق کوچک و خودمانی.
همه اینها بر روی مشتریان شما تاثیر می گذارد.