اگر مدیر یا صاحب یک کسب‌وکار هستید، حتما آینده‌ای برای سازمان‌تان متصور هستید. برای نمونه، می‌خواهید طی یک ماه آینده، کارمند جدیدی برای بخش فروش استخدام کنید؛ در یک سال آینده محصولات فعلی‌تان را بهبود ببخشید، طی سه سال آینده چند محصول جدید به تولیداتتان اضافه کنید و طی پنج سال آتی، به یک پیشتاز در صنعت خودتان تبدیل شوید که هر کسی توان رقابت با آن را ندارد. رسیدن به تمامی این خواسته‌ها امکان‌پذیر است، اما قبل از همه چیز، باید مهارت برنامه ریزی در مدیریت را بلد باشید.
در طول تاریخ، نظریه‌پردازان و فعالان حوزه مدیریت، برای یک مدیر، وظایف گوناگونی تعریف کرده‌اند، بعضی از آن‌ها ۴ وظیفه اصلی برای مدیر ذکر کرده‌اند، برخی دیگر ۶ وظیفه و گروهی ۱۰ وظیفه. چیزی که مسلم است، این است که اکثریت قریب به اتفاق نظریه‌پردازها، برنامه‌ریزی را به عنوان اولین و اساسی‌ترین وظیفه هر مدیر عنوان کرده‌اند.

در مقاله حاضر، قصد داریم شما را با:

• ۷ دلیل برای اهمیت برنامه ریزی در مدیریت و
• روش های برنامه ریزی در مدیریت

آشنا کنیم.
دعوت می‌کنم با ما باشید.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت

برنامه ریزی در مدیریت، به ۷ دلیل، دارای اهمیت است. این ۷ دلیل به شرح زیرند:

۱) هدف‌محور کردن سازمان

طی فرآیند برنامه‌ریزی، اهداف واقع‌بینانه‌ای تعریف می‌شوند و گام‌های لازم برای رسیدن به آن اهداف، برداشته می‌شوند. در نتیجه، می‌توان گفت با برنامه‌ریزی، کسب‌وکار هدفمند می‌شود. فایده هدفمند بودن در این است که تمامی کارکنان سازمان، با مقصد نهایی فعالیت‌هایشان آشنا می‌شوند و طوری جهت‌گیری می‌کنند که بتوانند به آن مقصد برسند.
به عبارتی می‌توان گفت: برنامه‌ریزی، ستون پایه‌ای تمامی وظایف دیگر مدیریتی به شمار می‌رود.

۲) جهت دادن به سازمان

یکی از آشکارترین و مسلم‌ترین مزایای برنامه‌ریزی این است که جاده‌ای مشخص می‌سازد و معین می‌کند که تلاش‌های سازمان باید در چه مسیری کانال‌بندی شوند تا در نهایت، نتیجه مطلوب، در کارآمدترین شکل ممکن به دست آید.
طی فرآیند برنامه‌ریزی، دستورالعمل‌های لازم برای انجام امور مختلف، مشخص می‌شوند. مدیری که نداند کسب‌وکارش به کجا باید برسد، چگونه می‌تواند به کارمندانش راه را نشان بدهد و از آن‌ها بخواهد در سمت‌وسوی رسیدن به مقصد نهایی‌شان حرکت بکنند؟ کسب‌وکار چنین مدیری، به شدت پر هرج‌ومرج می‌شود و پایداری و رشد آن، در خطر قرار می‌گیرد.
برنامه‌ریزی صحیح و اصولی، همانند یک قطب‌نما است که هم مدیران و هم کارکنان با کمک آن، جهت‌ مشترک خودشان را پیدا می‌کنند و کمر همت می‌بندند تا به سمت مقصد مطلوبشان حرکت کنند.

۳) مقابله با عدم قطعیت

برنامه ریزی در مدیریت مستلزم این است که با استفاده از اطلاعاتی که هم‌اکنون موجود و در دسترس هستند، در مورد آینده پیش‌بینی انجام بدهیم. این امر، فرصتی را برای کسب‌وکار مهیا می‌کند که بتواند پرده‌ از عدم اطمینان آینده بردارد و در مورد رویدادهای آتی، به درجاتی از اطمینان برسد.
در صورتی که پیش‌بینی‌ها نشان بدهند کسب‌وکار، طی مسیر رسیدن به اهدافش، در معرض افتادن در دام ریسک یا احتمال ضرردهی در آینده قرار دارد، با برنامه‌ریزی می‌توان این دام را دور زد و راه بهتر و مطمئن‌تری را در پیش گرفت.
این‌گونه است که کسب‌وکارها می‌توانند سوار بر موج شوند و به سمت موفقیت حرکت کنند.

۴) جلوگیری از بروز تداخل‌ و هدررفت

به عنوان یک نکته، به خاطر داشته باشید در برنامه‌ریزی، هدف این است که اقدامات آینده، با بهره‌وری بالا و در کارآمدترین حالت ممکن به انجام برسند. همان‌گونه که در بخش‌های قبلی اشاره کردیم، در طول عملیات انجام یک برنامه‌ریزی موثر، به این پرسش‌ها پاسخ داده می‌شود: هر فعالیت چه زمانی باید انجام بگیرد؟ کجا باید پیاده‌سازی شود؟ چگونه باید صورت بگیرد؟ چه کاری را باید انجام داد و چرا باید آن را اجرایی کرد؟
با پاسخ دادن به این پرسش‌ها، می‌توان از دوباره‌کاری‌ها ممانعت کرد، جلوی تکرار بیهوده اقدامات را گرفت و استفاده تکراری از منابع را به حداقل رساند.
در نتیجه، هدررفت‌ها به حداقل می‌رسند، بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند و هزینه‌ها کاهش می‌یابند.

۵) ترویج ایده‌های نوآورانه

دنیای امروزی، هر روز پویاتر می‌شود؛ بازارها هم به همچنین. اگر به عنوان مدیر یک کسب‌وکار، می‌خواهید در چنین فضایی جان به در ببرید، باید ایده‌هایی را پیاده‌سازی کنید که خلاقانه و خارج از چارچوب‌های معمول باشد.
برنامه‌ریزی، از نظر پایه‌ای، یک نوع تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین راهکار از بین راهکارهای جایگزین محسوب می‌شود. این امر مستلزم تفکر خلاق و تخیل است و در نهایت، منجر به نوآوری در روش‌ها و عملیات شده و رشد و شکوفایی را برای شرکت به ارمغان می‌آورد.

۶) تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری

برنامه‌ریزی، در گرفتن تصمیم‌های مهم و سرنوشت‌ساز، نقشی اساسی ایفا می‌کند. هر زمان که یک مدیر بخواهد تصمیمی بگیرد، باید تاثیرات آن تصمیم بر برنامه کلی و خط سیر کلی کسب‌وکار را زیر ذره‌بین برده و مورد تامل قرار بدهد. بنابراین، می‌توان گفت برنامه‌ریزی در مدیریت، درست همانند کشیدن یک نقشه راهنما است که با رجوع کردن به آن، می‌توان تصمیم‌هایی دقیق و کارآمد اتخاذ کرد و جلوی بروز خطا را گرفت.

۷) تعیین استاندارد برای اعمال کنترل

در خلال تهیه و تنظیم برنامه برای کسب‌وکار، اهدافی منسجم و مشترک برای سازمان تعریف می‌شوند. اگر چنین اهدافی وجود نداشته باشند، مدیر کسب‌وکار نمی‌تواند بیراهه‌هایی که کسب‌وکار به سمت آن‌ها متمایل شده را شناسایی کند؛ در نتیجه، امکان برداشتن گام‌های اصلاحی و تغییر جهت به سمت مسیر صحیح، از کسب‌وکار سلب خواهد شد.
با انجام برنامه‌ریزی، می‌توان استانداردهای عملیاتی لازم را پیاده‌سازی نمود. این امر، به کسی که در جایگاه مدیریتی قرار دارد کمک می‌کند تا عملکرد زیردستان را وارسی کند.

روش های برنامه ریزی در مدیریت : ۶ گام‌ تا برنامه‌ریزی

ما در شکل زیر، به صورت قدم به قدم، ۶ مرحله که باید برای تبیین برنامه در سازمانتان طی کنید را به شکل تیتروار نشان داده‌ایم. در ادامه مقاله، هر قدم را به صورت تفضیلی، با همدیگر مرور می‌کنیم.

۱) جمع‌آوری اطلاعات

اولین گام در برنامه‌ریزی، جمع‌آوری اطلاعات است. از جمله این اطلاعات می‌توانیم به داده‌های مربوط به آمار و نمودارها اشاره کنیم. در حقیقت، مدیران، ابتدا باید اطلاعات مرتبط را به دست آورند و سپس، بر اساس آن‌ها، اهداف را تنظیم کرده و ابزارهای لازم برای دستیابی به آن‌ها را فراهم آورند.
مدیر یک شرکت، باید به شکل پیوسته، از خودش سوال کند:

• مشتریان ما چه کسانی هستند؟
• مشتریان ما به چه علت به ما مراجعه می‌کنند؟
• تحت چه شرایطی یک مشتری از ما روی برمی‌گرداند؟
• محصولات ما چه ویژگی‌ها و ارزش‌هایی دارند؟
• نقاط قوت ما چه مواردی هستند؟
• آیا ما در فروش محصولاتمان موفق عمل می‌کنیم؟

پاسخ‌های پرسش‌های مذکور، اطلاعاتی حیاتی به ما می‌دهند. فردی که سمت مدیریت را به عهده دارد، باید پس از پیدا کردن پاسخ برای این پرسش‌ها، اهداف واقع‌بینانه‌ای را برای آینده کسب‌وکار طراحی کرده و گزیده‌ای از برترین مجموعه اقدامات را برای پوشاندن جامه عمل به آن‌ها، انتخاب کند.
به عنوان نمونه، یک شرکت را در نظر بگیرید که در حوزه نشر کتاب‌های آموزشی فعالیت می‌کند. شرکت ذکرشده، اگر بخواهد دامنه تنوع کتب خودش را گسترش داده و وارد حوزه نشر کتاب‌های علمی تخیلی شود، باید پیش از هرگونه برنامه‌ریزی برای اقداماتش، به اطلاعاتی مانند عادت‌های مطالعه، ظرفیت خرید، سطح تحصیلات و سایر ویژگی‌های مشتریان احتمالی آینده‌اش، دسترسی پیدا کند. راه دیگری وجود ندارد؛ تنها با پیدا کردن چنین  اطلاعاتی است که مدیر یک کسب‌وکار می‌تواند برنامه‌هایی واقع‌بینانه تبیین کند.

۲) تعیین و مطالعه فاکتورهای حیاتی که در رشد و بهره‌وری کسب‌وکار نقش دارند

شاید شما متخصص‌ترین نیروی کار را در اختیار داشته باشید، ولی این نیروی کار با فرهنگ سازمانی شما همسو نباشند و شما نتوانید در شرکت‌تان از آن‌ها بهره‌مند شوید. به طرزی مشابه، این احتمال هم وجود دارد که یک شرکت اطلاعات تمام و کمالی را در اختیار داشته باشد، اما به دلیل نداشتن آگاهی در مورد فاکتورهای بازدارند‌ه‌ای که جلوی رشد و ارتقای بهره‌وری شرکت را می‌گیرند، قادر نباشد برنامه‌ریزی صحیح و اصولی برای آینده انجام دهد.
شما اگر می‌خواهید فرآیند برنامه ریزی در مدیریت را به نحوی علمی و صحیح پیش ببرید، حتما باید به طور مداوم، در تلاش باشید تا نقاط ضعف و قوت خودتان را پیدا کنید، فرصت‌ها را بیابید و از شناسایی تهدیدهای احتمالی، که بقا و رشد شرکت را به خطر می‌اندازند، غافل نشوید.

۳) تعیین اهداف برنامه

سومین گام منطقی برای فرآیند برنامه ریزی در مدیریت، عبارت است از تعیین اهداف برنامه. اهداف، همان منزل نهایی هستند که با انجام برنامه‌ریزی، سرانجام باید به آن‌ها رسید. مقصود از پیاده‌سازی تمامی سیاست‌ها، قوانین، برنامه‌ها و رویه‌ها، تحقق بخشیدن به همین اهداف است. شما به عنوان یک مدیر کسب‌وکار باید برای تمام سطوح، از سطح شرکتی گرفته تا سطح واحد تجاری، هدف تبیین کنید.

۴) تعیین و ارزیابی الگوهای عملیاتی

گام بعدی در فرآیند برنامه‌ ریزی در مدیریت، عبارت است از شناسایی مجموعه‌ای از اقدامات، که به منظور به واقعیت پیوستن اهداف برنامه، می‌توان از آن‌ها بهره برد.
احتمال دارد در این مرحله، با تعداد زیادی از راهکارها و روش‌ها روبرو شوید که همگی شما را به مقصد می‌رسانند، اما چیزی که اهمیت دارد، این است که بتوانید از بین مجموعه‌ای از راهکارهای پیش رویتان، نویدبخش‌ترین و عملی‌ترین گزینه‌ها را برگزینید.
کاری که در این مرحله باید انجام بدهید، این است که فرضیات برنامه و اهداف غایی برنامه را مورد ارزیابی قرار بدهید و بعد از آن، نسبت به گرفتن تصمیم نهایی، اقدام کنید.

۵) گزینش برترین مجموعه از اقدامات

پنجمین گام در فرآیند برنامه‌ریزی، انتخاب بهترین و جواب‌ده‌ترین مجموعه از اقدامات است. خیلی طبیعی است که برای رفتن از مبدای که در آن قرار دارید به مقصدی که برای خودتان متصور هستید، جاده‌ها و ابزارهای مختلفی در دسترس باشند. کاری که شما باید انجام بدهید، این است که نزدیک‌ترین، بهینه‌ترین و مناسب‌ترین مسیر را انتخاب کرده و پا در راه بگذارید.

۶) انجام زمانبندی

تعیین کردن جدول زمانی، به همان اندازه گام‌های دیگر برنامه‌ریزی، اهمیت دارد. شاید در کتاب‌های حوزه مدیریت، زیاد روی این مورد مانور داده نشده باشد، ولی بهتر است بدانید در دنیای به شدت پویا و در حال تغییر کنونی، زمانبندی به یک فاکتور کلیدی بدل شده است.
درست است که آینده نامشخص است، ولی برای یک کسب‌وکار، بسیار مهم است که از قبل، برای دوره‌های آتی زمانی، برنامه‌ریزی انجام بدهد. دوره‌های زمانی تعیین‌شده در هر برنامه برای رسیدن به اهداف، باید از نظر اقتصادی مطلوب باشند.
در عین این‌که دوره‌های زمانی مشخص‌شده برای رسیدن به هر کدام از اهداف، نباید از زمان مشخصی بیشتر باشند، کوتاه بودن دوره زمانی هم به نوبه خودش یک معضل به شمار می‌آید. درحالت کلی، وظیفه یک مدیر کسب‌وکار است که اطمینان حاصل کند دوره‌های زمانی تعریف‌شده در برنامه، به اندازه‌ای هستند که بتوان در این بازه زمانی، مجموعه اقدامات لازم را به انجام رساند و به وعده نهفته در تصمیم، متعهد باقی ماند.